CDLJava Handleiding dossiervorming
Let Op!
Versie 13 werkt met dossiers in plaats van bestanden.
Maak kennis met Automatisch dossierbeheer, deze optie staat standaard aan:
bij eerste keer starten, na updaten naar versie 13, worden
dossiers gemaakt! Probeer dan de mogelijkheden uit en dan, als u dat nog echt wilt,
kunt deze optie uitzetten onder Bestand|Opties! De dossiers zijn kopieën van uw databestanden;
er wordt dus niets gewijzigd aan uw databestand!
Inleiding
Dossiervorming binnen CDLJava betekent dat er voor elke cliënt een apart
bestand aangemaakt wordt waarin alle data bewaard worden. Tot versie 13 moest men na
het invullen van de Personalia een naam voor een bestand opgeven waarin de data voor de desbetreffende
cliënt bewaard werd. Dit geschiedde met de standaard Windows bestandskiezer.
Deze methode geeft u alle vrijheid van handelen maar is zeer kwetsbaar:
bestanden kunnen in die bestandkiezer worden verwijderd, herbenoemd, gekopieerd
en verplaatst worden.
Minstens zo belangrijk is dat er niet gecontroleerd wordt of er voor de betreffende
cliënt niet al een bestand bestaat waaraan de data toegevoegd zou moeten worden.
Een ander belangrijk nadeel is dat u moet nadenken over de plaats en de naam van het dossier.
U moet zelf een systeem bedenken om orde te houden in de databestanden. En dan maar hopen dat andere
gebruikers zich hieraan (kunnen) houden!
Het Automatisch dossierbeheer (vanaf versie 13) lost dit op:
U hoeft niet meer na te denken over databestanden!
Automatisch dossierbeheer
Het Automatisch dossierbeheer berust op het idee dat u niet meer hoeft na te denken over bestanden,
makkelijk nieuwe dossier kunt maken en eenvoudig bestaande dossiers kunt kiezen om mee verder te werken
of te scoren. Alle dossier handelingen geschieden nu vanuit het Personalia venster, dat hiertoe iets uitgebreid is.
Toegevoegd zijn een veld om het dossier een kenmerk te geven, een knop "Zoek dossier", een knop "Nieuw",
een keuzebox met de tekst "-- Kies hier --" en een statusregel. De knop Laad is komen te vervallen.
Het nieuwe veld Kenmerk geeft de mogelijk om een dossier een of meerder kenmerken mee te geven, waar later weer op gezocht kan worden.
Een nieuw dossier maken
Druk op de knop Nieuw, vul de gegevens in en druk op de knop Klaar. De velden naam en geboortedatum zijn verplicht.
Bij een uniek (Uniek aangevinkt) kenmerk controleert CDLJava of het kenmerk al bestaat, én of de combinatie van naam, geboortedatum en kenmerk al bestaat.
Als je Uniek uitvinkt controleert CDLJava alleen nog of de combinatie van naam, geboortedatum en kenmerk al bestaat....
Een bestaand dossier kiezen
Een recent gemaakt of gebruikt dossier kan snel gekozen worden. De laatste 20 dossiers die gebruikt zijn staan in het keuzevak
onderaan. Een dossier wordt weergegeven door naam | geboortedatum | kenmerk
Direct na de keuze worden de velden in het venster ingevuld.
Indien dit het gewenste dossier is druk op de knop Klaar.
Een bestaand dossier zoeken
Druk, indien nodig, op de knop Nieuw om de velden leeg te maken. Vul een (deel) van de naam
of geboortedatum of kenmerk in en druk op de knop Zoek.
In het keuzevak onderaan komen alle dossiers die voldoen aan de ingevoerde informatie.
Bijvoorbeeld:
-
1950 in het veld Geboortedatum geeft in het keuzevak alle cliënten met 1950 in het veld Geboortedatum.
- Poli in het veld Kenmerk geeft alle cliënten die een woord hebben in het veld Kenmerk dat Poli bevat.
- Jan in het Naamveld geeft alle dossiers waarin het Naamveld Jan bevat.
De status regel
De statusregel onder aan het venster geeft weer hoeveel dossier aanwezig zijn.
Tevens kan men zien wat het actuele dossier is, dit wordt weer gegeven met een lang nummer.
Indien hier .... staat is er geen dossier gekozen en kan en nieuw dossier gemaakt worden.
Annuleren
Door het Personaliavenster te sluiten (klik het kruisje in de rechter bovenhoek) kunt u de Personalia-acties annuleren.
Automatisch dossierbeheer aanzetten
Na updaten naar versie 13, worden automatisch dossiers gemaakt!
Alle bestaande databestanden (ook die in de Backupmappen staan) worden gecopieerd naar een nieuwe dossiermap.
Dit proces van dossiers maken kan enige tijd in beslag nemen afhankelijk van het
aantal dossiers en de snelheid van het netwerk. Indien een dossier vaker voorkomt wordt
in het veld Kenmerk "afname 2" ingevuld. Indien de naam niet ingevuld staat wordt automatisch de naam van het databestand ingevuld.
Onderbreek dit proces niet!
Het werken met Automatisch dossierbeheer kan ook weer worden uitgezet.
Dossiers gemaakt met Automatisch dossierbeheer zijn niet beschikbaar
indien Automatisch dossierbeheer uitgezet wordt.
Evenmin zullen dossiers, die op de oude manier gemaakt worden nadat de dossiermap de
eerste keer gemaakt is, in het Automatische dossier opgenomen worden.
De mogelijkheid van aan- en uitzetten van Automatisch dossierbeheer is bedoeld om
kennis te maken met de mogelijkheden en dan te kiezen.
Heeft u een keuze gemaakt zet dan Automatisch dossierbeheer aan (of als u dit echt wil uit)
en selecteer Save options en sluit het Optionsvenster met de knop Klaar.
Verander deze instelling daarna niet meer; aan- en uitzetten is verwarrend
in het gebruik en kan leiden tot het zoekraken van dossiers.